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我的朋友羅夫在大學的時候主修歷史(他也是個業餘歷史專家),他捧著這份大學文憑,到處應徵董事長的職位,這怎麼可能呢?最後,他好不容易才找到一個銷售高價印表機的職位。憑藉著大學期間所學到的社交手腕,加上身為「一個半」孩子的父親的責任感鞭策下,他成為公司銷售代表名冊上的明星,後來更進一步榮升地區督導員與訓練師。最後在他第3個小孩即將臨盆的前2個月,被拔擢為東南區的業務經理。

但是,這種第一次擁有自己的辦公室、出差坐頭等艙、擁有私人秘書和未來可能收到大筆獎金所帶來的喜悅在非常短暫的期間內就消退了。羅夫在9月1日接任這個高階職位,10月1日就收到全國業務經理一張潑冷水似的紙條:「明年的區域業務預算必須在10月31日前完成」。

羅夫聽過「預算」這個玩意兒,但是他覺得很困惑:「預算要怎麼編列?」。「社交概要學」和其他相關的進階課程並沒有教導任何有關預算的內容。他看了看去年的預算,很迷惑地想:這些數字是怎麼來的?這些數字代表什麼意義?他實在有點走投無路了。於是他非常尷尬地去找公司的主計長,以尋求他的協助,主計長指派了一位剛從大學畢業的年輕會計職員茱蒂來協助羅夫。茱蒂告訴羅夫很多像是資本化(capitalized)、預付(prepaid)、遞延(deferred)、折舊(depreciation)和很多其他的會計用語。至於這些用語的定義呢?抱歉,茱蒂畢竟只是一個技術人員,她雖然很清楚地知道這些用語的定義,但是卻不擅長解釋這些用語的意義。這也難怪,畢竟主修會計的人並不需要學習太多有關溝通、寫作或語文的課程。

在高階預算會議當中,每一個高階主管都必須參與討論其他部門對本部門預算的影響。羅夫硬著頭皮上陣,想要用蒙混的方式闖關。但是大家都看出來他對預算數字的知識不但非常匱乏,還被預算這玩意兒嚇得不知所措。

沒錯,東南區的預算確實有編出來,但是這份預算究竟有沒有意義?這是一份有實際用處的管理工具嗎?令人失望的是,茱蒂和羅夫只是照本宣科地把去年的預算隨隨便便地加個10%就想交差了事;但是,早在羅夫的前一任區域經理任內,就已經為東南區爭取到額外的一名業務員名額,此外,1月份將加入一條高速彩色印表機產品線,而在夏洛特市、亞特蘭大、邁阿密也將安排幾場雷射印表機產品的展覽和會議,但是羅夫卻沒有把這些新增的費用和可能因而增加的營業收入調整到預算當中。

到了4月,全國業務經理、業務與行銷副總、總經理和公司董事們都已經知道羅夫的預算是毫無用處的。執行長告訴羅夫:「財務是商業的語言,公司建議你去學習財務的知識」。

為了保住自己的烏紗帽,羅夫報名參加一家學院的會計學概論課程。他把整個夏天的夜晚和週末的時間全部都用來學習有關借方、貸方、日記帳、總分類帳以及所有和記帳有關的所有技巧,但記帳技術根本就不是羅夫需要的。他真正需要的是如何使用會計人員的結論,也就是財務報表、營運報表和複式營運的預算如辦公室設備製造與配銷商的預算等。但是羅夫很沮喪地發現,一直要到會計課的第二年下學期才會學到這些知識。

羅夫需要另一條捷徑來學習會計的詳細內容,這個捷徑必須讓他可以快速找到類似以下幾個問題的答案:「如果我批准一筆開銷,為什麼這筆開銷一直要到幾個星期以後的報表上才呈現出來?」「我要如何證明採購一部新設備的是值得的?」「在年度期間,我應該怎麼調整預算才可以反映業務情況的改變?」「在公司的年度財務報表中,我這部分的報告是否有意義?」

羅夫也知道上了會計課以後,遲早可以得到這些問題的答案,但是這種方式實在太過曠日費時,而且必須同時吸收很多不必要的資訊。因為會計不只涵蓋了提報財務資訊的理論,也涉及非常多和這些理論有關的細部程序和原理。事實上,企業的業務經理、生產經理或所有非財務專業的經理人其實都可以在不熟悉會計人員編製報表的細部流程之情況下充分利用會計人員所產出的報表。換句話說,就算羅夫不了解什麼是借方、貸方、T帳戶、日記帳、總分類帳或試算表,也可以維持他應具備的功能(也就是繼續勝任東南區業務經理)。

我寫這本書的目的是為了滿足所有和羅夫有相同情境的人,這些人既不是財務專家,也不是會計人員,卻又經常必須面對日常的財務作業、財務概念和預算事務。我在全國各地的舉辦過很多相同目的的研討會,從中發現幾乎每一家公司、非營利機構和政府機關的會計處理程序都有些微的差異,因而這些機構的非財務部經理人的需求也不盡相同。所以,從這本書的內容中,你可能不見得會找到有關你公司會計程序的問題之全部解答,卻可以學到充足的基本概念和行話,讓你有辦法對公司的財務和會計人員提出有見解的專業問題,也可以聽得懂他們的回答。

如果你是小企業的老闆,你可能已經知道這些數字的重要性,卻總是因為無法和記帳人員和會計師有效溝通而感到氣餒,那麼這本書將可以改善你們的溝通效益。

此外,如果你是企業的投資人,或只是想投資一點股票,這本書也可以幫助你克服過去的困擾,讓你看得懂企業虛灌營收等其他詐騙伎倆,並精確了解自己所買的股票是不是真的貨真價實,值得投資。

光是用輕鬆的心情閱讀本書,就可以獲得一些基本的財務知識,如果你很認真研讀,把它當作一堂課來看待,會有更大的收穫。每一章最後的問題和個案研究問題是為了要測試你對該章節的理解程度。題目的解答列在本書最後面的附錄,每一道解答都有非常詳細的解說,目的是為了進一步強化每一個章節的解釋內容。雖然書裡每一段章節的長度和深度都不同,每一章大約平均只會花你3個小時的時間,整本書大約是36小時。

除了十二章的內文以外,本書還納入一段標題為「稽核會計師的任務和職責」的新專題。當我寫這本書的初版時,大多數人都不太關心擔任公司後勤任務的稽核會計師究竟是做哪些工作。大多數人也認為如果企業的帳冊經過外部會計師事務所的稽核以後,代表該公司的財務報表一定可以明確表達公司的實際財務狀況,而投資人也可以依據這些財務報表來制訂投資決策。但是,自從發生了恩隆公司(Enron)和安達信會計師事務所(Arthur Andersen)的事件以後,我們才終於知道並不是這麼一回事。這當中究竟是出了什麼問題?如果要討論起來,可以再寫另外一本書了,而這一個專題將告訴你為什麼有一些稽核結果會讓人們失去信心。

你需不需要像研究十二章內文一樣那麼仔細探討這個專題?並不一定。你只要知道外部會計師事務所的稽核報告「通常」但並不「絕對」可信就好,這段專題將告訴你詳細的原因。

由於你在使用財務報表和報告的時候並不需要了解或使用到非常細部的稽核知識,所以這一段專題並沒有附加複習問題,「最終測驗」的部分也不會問到有關帳冊稽核的問題。

我已經盡力把內容簡單化,不過有關概念或定義的部分實在是沒有辦法用簡單的方式來表達,這部分我會提醒讀者。此外,有關多數讀者都不會遇的小細節,我會略過不提。本書的目的是要協助你們學會財務的語言,讓你有辦法和財務人員溝通,並且知道如何向他們提出有關於你所面臨的特定情境所需了解的細節問題。

祝好運,希望這本書可以幫助你們加速達成財務管理方面的成就。