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撰寫履歷、求職信,以及其他各種為了面試準備的文件,決定內容的,其實是一連串的選擇。本書將從雇主的角度著眼,讓你能在做選擇時,清楚知道自己在做什麼。運用本書給你的新知,你就能避免犯下常見的錯誤,創造最顯著的效果,獲得比往常更熱烈的回應。你在下筆時所做的抉擇,將是得到對方回音的重要關鍵。但是,事情沒那麼簡單。

為何有時候明明就沒做錯什麼,還是沒人找你去面試?
寫出一份正確無誤、清晰明白、切中要點、目標準確的履歷與求職信,卻還是杳無回音,原因有很多*。以下舉出8點:

*作者註:不過,如果你曾有錄用他人的經驗,就會知道以下所言並不假:雇主開出一份職缺後,如果收到200份履歷,其中10份(運氣好的話)可能毫無錯誤,其餘的就不予考慮。這10份完全無誤的履歷中,大概只有5份會是寫得清楚、焦點明確、對象也沒搞錯的。約莫就這5個人會接到面試通知。寫出一份正確無誤、清楚明白、切中要點、目標精準的履歷與求職信,是你可以掌控的事——而本書將告訴你該怎麼做到這一點。

1.聽起來可能很怪,但是很多張貼徵人啟事的公司,並不是職位真的開缺。工作已經找到人(pre-wired)卻還公開徵才,似乎是件蠢事,不過卻常會因為政策、合約、或法律規範等考量,而必須這麼做。
2.一些沒那麼循規蹈矩的獵人頭公司,會張貼無中生有的徵才啟事,藉此搜羅履歷,希望替可能上門的企業客戶找到備用人選。
3.情況突然生變(例如組織重整、預算刪減、人事凍結、公司裁員等),導致原本的徵才補缺已無必要。
4.公司無論大小,都可能因為效率不彰,從貼出徵才啟事到聯絡應徵者,得花上好幾個月的時間。
5.搭配錯誤。雇主收到的應徵函中,其技能與經驗更吻合某一特定職位的人數已經足夠。
6.時機不對。一封目標準確的主動應徵函可能寄到一個雖設有適當職位、卻暫時沒有職缺的公司。
7.雇主個人喜好問題。負責決策的人各有各的偏好,這表示就算是才能最為出眾的應徵者,也不見得每次應徵都能獲得青睞。舉例來說,有的人事經理會看學校決定,把某幾間學校的畢業生全都淘汰。披頭四在1962年也被福茂唱片(Decca Record Company)打了回票,理由是「聽起來不好聽,而且,吉他已經快落伍了。」
8.石沉大海(例如沒有面試通知、禮貌性的回函、卡片、電子郵件等)也常常是因為公司不興這一套。

你是否注意到上述這些情況的共通點了?在上述情況下,沒接獲面試通知跟你或是你的履歷、求職信,絕對一點關係也沒有。這些已在你的掌控之外。請記住這一點,否則你就會在沒得到想要的結果時,錯怪了你的履歷、求職信、或是你自己,儘管根本就不是他們的錯。

注意那些操之在我的地方
寫出讓你贏得青睞的履歷與求職信,訣竅就在於要用心專注在你(粗體)能夠掌握的事情上。
若你打算運用本書給你的建議,我相信,將會有更多考慮錄用你的公司給你回音。原因無他:你的履歷與求職信內容精采,目標精準,對方在打電話來通知或是面試之前,就已經從中了解你許多了,例如:

‧你懂得歸納資料、組織思維。
‧你能夠化繁為簡。
‧你講究細節。
‧你的表達方式簡明扼要。
‧你熱心積極。
‧你身懷多項有用的技能。

從許多方面來看,履歷表與求職信就是一場「紙上面試」,必須先在此勝出,才有機會獲得真正面試的機會。

少即是多(愈簡單愈受用)
每次聽到有人要你「長話短說」,是不是總有種為時已晚的感覺?木已成舟,大勢已去。我再強調一次,寫履歷就是在做選擇。我要鼓勵你,一而再、再而三地斟酌用字,小心選擇。「簡潔的文章」人人愛,公司老闆也不例外。沒有人的工作是整天只要負責看求職信、讀履歷就好。看履歷的人也都有許多其他工作要做。運氣好的話,你的資料能讓人瞄上8至10秒的時間,所以要小心引導他們去看應該看的地方,善加運用別人注意到你的這幾秒寶貴時間。尊重閱讀履歷者的時間,在求職時你就能佔上風。
你的履歷不該把你每一份工作的每一件事都巨細靡遺羅列出來。雇主都曉得這一點。我再說一遍:雇主都曉得這一點。履歷應該要有大標題、重點部分加上醒目標示,好讓讀者能很快就真正了解你的專長、以前做過什麼工作,以及未來的目標。履歷表可不是自傳。寫履歷的藝術就在於如何言簡意賅,清楚呈現一個人的專業,讓看到履歷的人感興趣到會叫你去面試。如果你的履歷表能讓對方打電話來找你,它就算是善盡其用了。

十二誡
1.(粗體)不可捏造事實。添油加醋或誇大其實,跟說謊沒兩樣。若要人不知,除非己莫為。別造假,晚上也會睡的比較安心。
2.(粗體)不要使用自動產生履歷格式的範本(也就是「範本精靈」,或是其他各種DIY、格式固定而只需填進資料的軟體)。運用範本寫成的履歷,一看就知道是運用範本寫出來的。履歷表實在太重要了。那些不用錢或是不算貴的工具,絕對無法取代花時間、費心思寫出來的履歷。記住:公司雇主得看很多履歷表。使用同樣的格式,很容易就露餡了。應徵的人既然不同,履歷表的欄位自然也會因人而異:志工經驗、語言技能、社團參與、實習經驗等等。
3.(粗體)不要用多職業目標的履歷(multiple resumes)。雇主想在你的履歷表上看到的,也會是你自己易地而處在徵人的時候會想看到的:一個清楚知道自己過去在哪任職、做過哪些工作(顯示你具備那些技能),也明白自己未來方向的人。要做到這點,目標單一的履歷就夠了。為了「給自己靈活選擇的空間」,而針對想應徵的每種行業來撰寫履歷,那是自討苦吃,徵才單位能夠察覺到這種履歷表其實是漫無目的。與其如此,你應該好好研究一下自己想進哪一行(方法參見第三及第四頁),在下筆前立定志向。
4.(粗體)不要用術語或行話來堆砌。有些求職者希望履歷表能因為某些「關鍵字」而在電腦搜尋時「脫穎而出」,於是在履歷中塞進一堆專用術語。如果任何一位瀏覽履歷的人──可能是人事單位的低階員工或是任何一位認為清楚明白才是優點的人──看不懂你寫的東西,你的履歷就無法產生你希望獲得的回音。比起通篇賣弄行話的履歷表,淺白、明確的履歷表也能透過電子掃描篩選出許多符合要求的資料。別再故弄玄虛了。
5.(粗體)如果你的英文能力不怎麼好,可別敷衍了事。下筆之前,要是手邊沒有Strunk and White合著的《風格的要素》(The Element of Style)這本書,先去買一本最新版的來讀(這本書只有105頁,只花你8美元)。我是認真的!
6.(粗體)別依賴拼字檢查。拼字檢查可不是編輯:form跟from是不是用錯了,拼字檢查看不出來,同樣地,這項功能也檢查不出你該寫的字是their、there、或they’re,其他類似情況,族繁不及備載。要是在打字時,把completion錯打成copletion,微軟Word的幾個版本都會建議你自動校正成copulation,而不是你本來想寫的completion這個字。還是用字典吧。
7.(粗體)寫完之後,別跳過校對的步驟。除了從頭到尾重新讀一遍,看看自己是否寫的清楚之外,也要由後往前讀,抓出打字排版上的錯誤。在反讀的時候,閱讀速度將會放慢,讓你得以專心去看每一個字詞。
8.(粗體)別忘了找合適的人幫你看過寫好的成品。你的東西至少要給兩個除你之外的人仔細看過:(a)平常工作範圍就包括徵才聘僱的人,或是(b)文筆好、性情真,讓你敬重的人。難就難在,要把他們說的話聽進去。有時,作者必須刪掉鍾愛的用字或詞語,才能造就最明晰、最扼要的文章。往往需要另一個人的好眼力,才能看出該怎麼做到這點。
9.(粗體)不要接受履歷服務的免費「審閱」。讓那些藉此推銷履歷服務的人來幫你看履歷,所得到的意見並不是你需要的。請照著第8誡,去找合適的人幫你審閱。
10.(粗體)不要大肆宣傳(「敲鑼打鼓」)或把你的履歷表張貼到網路上,除非你不介意發生以下情況:(a)被同事或老闆看見; (b)獵人頭公司未經同意就拿去用;(c)格式或內容出錯,弄到人盡皆知。
11.(粗體)不要把履歷寄給潛在雇主,除非你在履歷表上留的每個電話號碼都配有正常運作的答錄機,或是可轉到語音信箱。只有傻瓜才會希望對方公司能只挑你在家的時間打來。
12.(粗體)別在你的答錄機或語音信箱中,錄下搞笑的外出留言。如果現在的留言就是如此,在你把履歷表寄給潛在雇主之前,請先改錄一段簡短、正經、音量適中、清楚明白的外出留言(而且不要搭配音樂)。如果想要順利找到工作,那麼,獲得對方認真看待就非常重要。

記住上頭所說的這些事,接著要處理的就是那些明明沒必要、卻時常礙著我們的常見問題,也正是這些問題,讓我們難以寫出一篇正確無誤、清楚明白、切中要點、目標明確的履歷。