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序章 你不可不知!一分鐘簡報法的基本精神



1.要在一分鐘內完成簡報,首重做到「壓縮資訊」!

各位一般在做簡報時,大約需時多久呢?十五至三十分鐘嗎?

假使被要求:「請在一分鐘內,簡述這場三十分鐘簡報的精華部分。」大家的反應通常不出下述兩種:

1「重點有很多耶,一分鐘可能講不完……」

2「好的!最大的重點就是○○的部分,原因是▲▲……」

你的反應是哪一種呢?

哪一種反應的人是擅於簡報的呢?

答案是②。因為這些人腦子裡很清楚「該說的事,要說的事」為何。

換句話說,這些人「壓縮資訊」的能力非常強。

要提升簡報能力,首先必須學會「壓縮資訊」。

這是個資訊爆炸的時代,有些人的簡報也由於塞滿過多的資訊而拖得又臭又長,改善重點就是把資訊「整理過後簡短陳述」。譬如一支六十秒的廣告,感覺起來時間滿長的吧?但仔細想想,那「只是一分鐘」,不過是把資訊巧妙地「壓縮」進一分鐘裡,達到完整傳達訊息的效果罷了。

比起「挑出該說的事」,更要緊的是「捨棄想說的事」。就讓我們活用這個技巧,做出精簡有力的簡報吧。





2.反覆「練習」,才能成為簡報達人!

我相信很多人都希望成為簡報高手。

但是平日應該少有人會主動練習簡報。

在此我要呼籲大家,請多多針對一分鐘簡報法做「練習」。

無論一般簡報的時間長度是十五分鐘或三十分鐘,「練習」時請集中在一分鐘內報完。

如此一來,就能逐漸把「壓縮資訊」所必備的三種能力學起來了。

這三種能力包括「取捨能力」、「作文能力」與「關鍵字能力」。

畢竟一分鐘之內不可能講太多話,一些非必要的事無法一一交代,於是在時間有限之下進行練習,便能習得下述的技術:



1從試圖交代的龐大資訊當中,嚴選出非說不可的重點。(學到取捨能力)

2即便面對長時間的簡報,也能事先整理出簡明扼要、清楚易懂的一分鐘講稿。(學到作文能力)

3深刻理解到,越是短時間的簡報,越需要搬出關鍵字好讓聽者留下深刻印象。(學到關鍵字能力)



總之請先試試看吧,大聲宣告:「我要把自己想說的話都控制在一分鐘之內!」

隨時意識到這一點,正是成為簡報達人的第一步。





3.共需「練習」六次!

就我的經驗,簡報的事前練習至少要進行六次。一如我在研習課程上所要求的,任何人只要經過六次反覆練習,都能夠得到大幅的進步。

此外,這「六次練習」請採取實際面對聽者的模擬狀態。

可能的話,請召集五~六名同伴為一組共同進行練習,並將每一名簡報者的狀況錄影下來,等所有人報告完一輪之後,大家一起檢視影片,彼此回饋各人的表現有何優點或需要改進之處。

在簡報時很重要的一點是,要能夠站在「主觀說話的自己」和「客觀檢視的自己」兩個立場做思考。

也就是說,一邊簡報還必須一邊分身成兩個自己;一個是留意著抑揚頓挫說著話的自己,一個是觀察聽者的反應,好準備接下來敘述內容的自己。不過,你可能覺得如此高難度的技術根本不可能學得來吧?

其實,人們只要經過練習,就能夠下意識地同時間做兩件以上的事。

譬如學開車,你剛開始一定覺得又要眼觀四面八方注意安全,又要掌控方向盤,又要腳踩煞車或油門,根本不可能同時顧到,但其實只要經過多次練習就能順利上手。

又好比電腦盲打輸入時,也是經過練習,便能自然地讓腦子一邊思考,左右手一邊按下不同的按鍵。

只要練習就能進步,一心多用也會逐漸化為「理所當然的感知」,而套用在簡報上也是同樣的道理。

一開始看到練習影片中的自己,可能會覺得很丟人,但反覆幾次下來,就能逐漸察覺自己簡報時的缺點了。

此外,同樣的練習程序做了六次,之後正式上場時,便能夠一邊簡報一邊抽離出「客觀檢視的自己」。

如此一來就搞定了,你不但能夠感受簡報現場的氣氛,還能悠哉地留意到聽者的表情。沒錯,重點就是這股「游刃有餘的心情」。任何場合,只要不慌不忙地面對,等於朝成功又邁進了一步。

一分鐘簡報法就是讓我們產生「游刃有餘的心情」的絕妙好方法。





第1章 來學習「一分鐘簡報法」!

1.定出腳本!

踏出第一步:按照「腳本」→「表達方式」→「投影片」的順序,提升簡報技巧!



一般來說,簡報需要具備下述三項技術——

決定「腳本」、運用「表達方式」,以及製作「投影片」。

決定「腳本」,需要的是能夠構思整體簡報內容的能力,角色相當於電影的「腳本家」。

運用「表達方式」,需要的是正式上場時能夠掌握說話抑揚頓挫與肢體語言的能力,角色相當於電影的「演員」。

製作「投影片」,需要的是能夠製作視覺上易讀資料的能力,角色相當於電影的「製作人」。

這三項技術基本上分屬不同範疇,所以在製作電影時通常由不同的人負責,然而套用在簡報的準備上,大多得由自己一人全部搞定,也就是如同北野武先生一樣,一人分飾三角的感覺。

另外,不少人在為簡報做準備時,會習慣先製作完投影片再思考如何報告。

不過請仔細想想,這順序顯然顛倒了吧?製作電影也不可能先拍完各場戲再寫腳本,所以正確作法應該先從思考腳本著手才是。

因此,「一分鐘簡報法」講求的是先完成腳本,接著再思考該如何適當地現場表達給聽者,至於投影片所扮演的角色,請將其視為輔助工具的一環即可。





踏出第一步:把一分鐘分為三段!——前十五秒勾起聽者好奇心,

接下來十秒讓聽者眼睛一亮,最後三十五秒讓聽者恍然大悟!



關於一分鐘簡報法的「腳本」,請把一分鐘分為三段來思考:



問題 結論 賣點



各段的時間分配,分別是「問題」十五秒、「結論」十秒、「賣點」三十五秒。

平日在職場上,大家應該常被要求「先講結論」,所以可能有些人會對本書所提出「先拋出問題」的作法持保留態度。

在上場簡報時,講「結論」之前先拋出「問題」,是非常關鍵的一點,不但能增加簡報的說服力,也能給予聽者強烈印象,進而引起聽者的興趣。



15秒)拋出問題→是要講什麼呢?(引起興趣)「噢,我沒想過這部分……」

10秒)宣布結論→是喔?(訝異)「是嗎?到底是怎麼回事呢?」

35秒)說明賣點→原來如此!(贊同)「他說的沒錯,很好,就這麼決定了!」



只要讓聽者產生「是要講什麼呢?」→「是喔?」→「原來如此!」的心情,你的簡報就算是成功了。





15秒 問題篇

STEP-1 十五秒內「拋出明確的問題」



十五秒內拋出問題是非常關鍵的。

接下來讓我們更深入了解其必要性與方法。

擅長簡報的人,幾乎都很會問問題,懂得如何精準地引起聽者的興趣。

人在面對不明瞭的事物時,總是期待立刻得到答案或解釋。

譬如平常很討厭記漢字的小孩子,要是在電視上看到與漢字有關的益智問答,就會開開心心地思考起答案。

因此我們的思考重點應放在如何引出人們這股與生俱來的強烈欲望。

拋出明確問題的另一個目的是清楚點出「當前所該思考的事」,讓聽者心生同感,覺得「這是我切身的課題」。

你是否曾聽過一些簡報,聽完後還是不明白臺上的人講了些什麼、想表達些什麼?

一場成功的簡報,簡報者應該明確地拋出問題,清楚指出「當前的課題為何」;而聽者也會由於簡報者的提問,發現到「這的確是個值得重視的問題」,進而視為切身的問題來思考,也就自然會專心聆聽簡報內容了。

此外,如果無法讓聽者覺得是「切身的課題」,即使你的提案再優秀,聽者的反應可能只是「這部分還不急吧」,對於你的提案連聽都不想聽。

因此在簡報一開始就必須拋出「明確的問題」,讓聽者產生危機意識,覺得「嗯,的確該來思考一下對策」。





STEP-2 利用傳媒,練習如何「拋出問題」吧!



拋出「對的問題」不是一件容易的事。

令人意外的是,越是成年人,越不曉得如何將自己所知事物以問題的形式拋向他人。

相較之下,小孩子通常能夠輕易地挖出問題問母親。譬如:

——「媽媽!媽媽!我問妳啊,什麼東西鼻子像鉤子,耳朵像扇子,大腿像柱子,尾巴像鞭子呢?」

——「唔……我知道了,答案是『大象』!」

請回顧一下自己的成長過程。學生時代,在校負責拋問題的是老師,我們通常只要負責思考回答就好;如此這般過了十六年左右,等到長大成人,大家幾乎都不會想要主動對他人拋出問題了。

或許有不少人覺得,拋問題會為自己冠上「自以為是」的負面印象,而不好意思主動出擊。

但是在簡報時,若想引起聽者的興趣,勢必要主動且明確地向對方拋出問題才行。

那麼,要怎麼做才能讓自己自然而然地拋出問題呢?在此介紹一個有效方法——透過電視等傳媒進行訓練。

請花一星期的時間,留意電視或廣播上所拋出的「問題」,接著不時詢問自己「為什麼會這樣呢?」、「為什麼會出現這則新聞呢?」讓自己習慣在心裡「製造問題」。





STEP-3 打造簡報的「入口」



「十五秒內拋出問題」是為了引起聽者的興趣,因此不是拋出任何問題都可以的。

大家最常犯的毛病是——

「各位!你們認為大幅提升公司生產力的方法是什麼呢?」

聽者只會覺得:「我哪知道啊!」

還有一種狀況,伴隨著投影畫面上出現大大的數字(譬如「1235」),簡報者常會大聲問道:

「各位知道這個數字代表了什麼意思嗎?」

聽者反應通常同上。拋出這類問題,一般來說效果都很差。接著簡報者繼續說:

「其實呢,這是敝公司去年的客戶總數!」

聽者的反應通常是:「那又怎樣?」

要是在這一開始的階段就讓場子變冷,之後是不可能挽回的。

所以發問的重點是,針對對方也有所認知、能夠共同思考的話題進行切入。

首先稍微提起聽者也曉得的話題,把這當作入口,帶領聽者一同進入你的簡報世界。

等聽者一踏進來,就立刻清楚點出當前面對的課題(問題點、困境、待解決事項),如此一來,聽者心中便會湧上問號:「是啊,這該怎麼辦才好呢?」這時你再帶出整場簡報的主題。

依照這個順序拋出問題,就能夠有效地主導整場簡報,讓聽者留下深刻的印象。





STEP-4 運用HOW、WHY、WHAT,打造「問題」



讓我們更進一步思考「問題」的生成方式。

基本上,使用開放式問法的關鍵詞:「HOW」、「WHY」、「WHAT」,會是個好方法,因為能夠誘導聽者擴大思考範圍。

另一方面,由於簡報的目的是透過你的提案,讓不好(BAD)的現狀,在將來能變好(GOOD),你該拋出的問題就不出這兩者。

綜合上述兩點,可列出六種疑問句——



1想讓聽者對將來的美好遠景有所想像時,請使用下列三種問句之一:

【HOW+GOOD】如何做才能變好呢?

【WHY+GOOD】為什麼好呢?

【WHAT+GOOD】哪一點好呢?



2想讓聽者對目前的問題點有所認知時,請使用下列三種問句之一:

【HOW+BAD】如何解決問題點呢?

【WHY+BAD】為什麼不好呢?

【WHAT+BAD】哪一點不好呢?





STEP-5 立刻用得上的「問題」集!



每次準備簡報都得思考拋出什麼問題,是相當勞心勞力的一件事。

因此本書將提供幾個立即用得上的萬用「問題」給各位。

雖然每次都用這幾招或許顯得了無新意,但這些都是相對可套用於多種情況的「問題」,對各位一定有所幫助。

萬用「問題」包括下列四招:



1選擇標準為何?

2一般的處理方式為何?

3祕密或祕訣為何?

4受歡迎的原因為何?



以下各舉一則實例說明——



1選擇標準為何?

西裝是上班族每天必備之物。為了讓自己看上去有模有樣,挑選西裝的標準是什麼呢?

2一般的處理方式為何?

帶孩子出門旅行是很辛苦的一件事吧?大家一般全家出遊都是去哪些地方呢?

3祕密或祕訣為何?

分辨蔬菜是否新鮮,是有祕訣的,而且不必專家出馬,你也看得出來哦!你知道該如何判斷嗎?

4受歡迎的原因為何?

近年很流行宅在家訂購蔬菜宅配到府。明明價格不會比自己直接上超市買便宜,這項服務卻大受歡迎,為什麼呢?





STEP-6 不要期待聽者有問有答



拋出問題的階段,還有另一個難題,那就是接下來的處理。

一般簡報者在拋出問題之後,必須稍微停頓一下,給聽者些許思考的時間。

然而有些時候,現場只是呈現一片靜默。

簡報者:「各位在週末的時候,通常都做些什麼運動呢?」

(停頓)

聽者:(內心嘀咕)「什麼事都沒做啊……」



如果你拋出的問題是不需要聽者反應的,請不要刻意停頓,直接自問自答即可。

簡報者:「各位在週末的時候,通常都做些什麼運動呢?」

簡報者:「可能有人打網球、可能有人踢足球,休閒運動有很多種,今天我想向各位介紹『長曲棍球』的魅力。」



若是需要得到幾位聽者的反應簡報才能繼續,請試著採取直接叫人的方式,譬如:「坐在最右邊那排的先生,能請您分享一下嗎?」

這麼做的確能有效地讓聽者有參與感,但是必須留意一個風險——對方說出口的不一定是你想得到的回答,所以在不得不實際叫人回答的狀況,請事先做好萬全的應對對策,無論從聽者得到什麼樣的回答,你的簡報都要有辦法繼續進行下去。





STEP-7 「重要的其實不是○○。」故意推翻常理,也是可行的方法



還有一種方法,能夠有效地勾起聽者的興趣。

那就是以推翻常理的話語切入。

譬如:



「幹業務員所需具備的,其實不是sense。」

(業務員→不需要sense→那需要具備什麼呢?)

「要激發新進員工的工作熱忱,重要的其實不是鼓勵。」

(工作熱忱→不必鼓勵→那重要的是什麼呢?)

「其實要瘦下來,不能只是減少食物的攝取量。」

(想變瘦→不能只是不吃→那該怎麼做呢?)



也就是刻意否定聽者所認知的常理。

巧妙地拋出背叛聽者期待的話語。

這個方法,拋出的不是問題,而是試著以推翻常理的論調刺激聽者,讓聽者內心自動產生興趣:「那重要的是什麼呢?」