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第二章 策略規劃與全面資源管理

建構策略目標,為提升資源綜效與精實管理之關鍵!



全球高等教育競爭激烈,面對世界各國的積極推動,台灣的學校經營面臨艱困挑戰。近幾年更因政府補助經費降低、教研環境與基礎設施需要改善、少子化導致招生面臨威脅,再加上全球名校對優秀師資、高潛力學生的強大拉力等等,讓人才延攬更顯困難。台灣高等教育在高度競爭且資源不足的困境下,追求卓越之路面臨極大挑戰。



清華大學雖然擁有良好的基礎優勢,但規模相對受限,為了讓資源有效發揮,清華採取策略性規劃與全面資源管理,提升資源綜效。



簡禎富說明,一般組織的資源配置常常是層層往下,容易造成分配不均、互搶資源的困境,全面資源管理則是從組織或系統的角度分析資源配置,以全面支援管理橫向跨組織合作,將資源綜效發揮到最大。清華大學希望透過有系統的策略規劃與資源管理,採取有效方式保障教育和研發所需的各種資源,將學校內部行政、教學資源做最充分妥善的運用和管理,並結合外部資源,藉以提升品質、追求卓越,有效達成目標。



全面資源管理四步驟



資源是學校持續運作的必要條件。「資源」一詞,可定義為任何可供做生產財貨或服務的物質或方法1;而全面資源管理,則是以全面提升營運資源效能為目標之卓越經營與決策方法,藉由對各項營運資源的有效配置、管控與使用效益評估,使資源運用達到最佳效能,減少資源的浪費,以提升整體營運績效2。



全面資源管理的執行過程是透過不斷循環以持續提升、追求卓越。其中,在設定資源管理的目標時,決策者必須適時地依據當前的狀態與需求,協調目標間的衝突。在目標規劃、方案執行、績效評估及檢討改善的過程中,不僅能持續提升資源效能,也可讓全體充分了解資源與營運活動的關聯,對資源管理有更深的認知與重視,驅動持續改善的力量。



全面資源管理流程包括「資源目標規劃」、「資源管控執行」、「資源績效評估」和「資源績效檢討與改善」四個步驟3,請參見圖2-1。



一、 資源目標規劃



首先確認營運的關鍵資源,包含人力、基礎設施、資本、資材及方法服務等五項資源類別,進一步檢視各項資源的運用及相關作業程序;接著可針對各項資源建構根本目標層級,據此建立工具目標及評估指標。架構根本目標層級的方法有「由上而下的層級解構法」(Top-down Hierarchical Decomposition of Objectives),以及「由下而上的合成歸納法」(Bottom-up Synthesis of Objectives)。前者是由決策者將涵蓋範圍較大的目標,分解成較具可行性且具體的低層目標;後者則是將基層目標由下而上地組織整合的過程4。



接下來,可依據根本目標,透過調查、訪談或架構基本目標層級的方式建構績效指標,以確實反映目標所達成的績效,進一步根據市場狀況或產品發展的趨勢,定期制訂資源管理方針及週期內各項資源應達成的目標值,以持續改善或維持資源效能水準。



二、 資源管控執行



針對根本目標和目標績效值建立工具目標。工具目標是幫助決策者達成根本目標的途徑。建立工具目標網路的方式,可分為「遠離根本目標發展」、「朝根本目標發展」兩種。前者是透過詢問達成目標的途徑與方式,逐步找出可協助達成根本目標的因應對策與階段性目標;後者則藉由詢問工具目標的重要性去檢討其存在的必要性5。



之後,依據工具目標擬出可執行的方案,再應用決策分析架構產生方案與評估決策,並將有效的決策方案納入資源管理作業典範。在實行管理作業和改善方案時,必須注意計畫的進度,妥善規劃目標、時間及工作負責人,並在過程中記錄所發生的問題並蒐集整理相關資料,以因應後續績效分析的需求。



三、 資源績效評估



制定管理方案並確切執行後,可用先前建立的績效指標,進一步衡量資源運用的效能。由於績效指標與資源管理的根本目標是相互連結的,因此可明確反映根本目標的績效。同時,在管理活動的過程中必須對資源運用詳加記錄,包含作業管理的過程、資源狀態的變化等,以做為資源績效指標值的評估資料。這個步驟除了幫助決策者更加了解資源的績效表現外,也可反映管理決策的品質。全面資源管理著重於持續改善資源效益,其中的管理核心就是決策力,管理者必須持續累積決策經驗、善用決策分析方法,在提升決策品質的過程中,有效達成全面資源效益的總目標。



四、 資源績效檢討與改善



管理者應用績效指標,確實評估資源運用績效後,必須進一步檢討並提出改善方向。由於績效評估與改善過程是持續性的週期活動,在調整與更新目標績效值的同時, 也不斷改進資源管理作業和決策。查核績效結果若順利達成訂定的目標,可將其良好的管理知識與經驗,做為標準化的管理典範;若未達目標績效,則進行績效標竿評估比較。績效標竿是指,與在各項指標表現最好的對象互相比較與學習,從中分析績效落後的原因並思考對策,做為下次的改善目標。



除了具備分析績效結果、找出問題點的能力外,還必須持續發展及創新能力,才能不斷超越瓶頸、提升競爭力。創新改善力主要來自長久以來的知識累積及新知學習,而標竿學習為持續學習的機制,重點在於不斷跟良好典範進行比較,從中獲得靈感和啟發,並與績效評估系統結合,讓內部作業得以不斷地創新進步。



所有營運活動都需要資源,因此資源管理必須受到重視。透過全面資源管理可改善營運活動相關的資源運用效益,能有效產出滿足客戶需求品質的產品和服務。其中,資源可進一步分為內部資源和外部資源:內部資源為投入和擁有的資源,不受外部環境的影響,例如:人力、設備和原物料等;外部資源為外部環境和個體所提供的資源,常涉及環境的競合關係及經營策略,例如合作夥伴關係、供應廠關係和競爭者的影響等。然而,不論內部或外部資源,皆是影響營運發展的關鍵。



資源管理的策略目標與架構



清華大學的願景是成為「人文薈萃的學術殿堂、博雅專業的人才搖籃、前瞻創新的科技重鎮、社會進步的推動基地」。清華透過全面資源管理與策略規劃,首先進行SWOT分析,盤點資源並規劃資源目標、執行控管,評估績效,進一步檢討改善,透過系統化策略思維,讓有限資源發揮最大綜效。



經營模式SWOT 分析



清華透過了解優勢、劣勢、機會及威脅等現況,盤點目前所需行動策略,了解組織的競爭態勢,發展出具有競爭優勢的定位與經營策略。其中,組織優勢與劣勢包含組織能力、競爭優勢、資本與資源、經驗與知識等表現;機會與威脅則包含發展、環境趨勢、組織發展情勢、其他夥伴未來合作可能等。請參見表2-1。



藉由SWOT分析與整理,可以協助策略規劃者發揮組織優勢以追求機會,同時彌補內在弱點與抵抗外在威脅。具體而言,SWOT 分析的策略方向包括:



财 SO策略/Max-Max策略(Maximize Strength-Maximize Opportunity Strategy):投入資源以加強優勢能力並爭取機會,密切配合內外環境,充分利用優勢資源並擴充發展機會。

财 ST策略/Max-Min策略(Maximize Strength-Minimize Threat Strategy):投入資源以加強優勢能力減低威脅,善用自身優勢克服威脅。

财 WO策略/Min-Max策略(Minimize Weakness-Maximize Opportunity Strategy):改善劣勢並爭取機會,利用外部機會克服自身劣勢。

财 WT策略/Min-Min策略(Minimize Weakness-Minimize Threat Strategy):改善劣勢並降低威脅,為面臨困境時所使用的策略。



清華大學以整合策略與具體行動方案強化學校的經營模式,並根據清華四大願景分析優勢與機會,擬定相關策略與行動方案。