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【前言】教練型主管一定要有的兩個時間



近來,在競爭激烈的情況下,大多數企業的主管幾乎都身兼管理者與選手兩種角色:除了管理部屬以外,本身也有業績壓力。

因此,當主管需要承擔業績責任時,自然會以數字為優先。再者,由於他們缺乏一個明確的指標來判斷部屬成長的狀況,因此實際情況往往變成:上司不注重評核部屬的技能,而輕忽提攜後進的重責大任。

然而,如此一來,即使業績一時好轉,也會因為培養不出得力的部屬而讓業績下滑。在現實生活中,一旦發生這種狀況,就有可能造成員工流動率變高、產品品質下降、交期一再拖延、工作進度延宕、團隊士氣低迷、員工只顧自己等問題。而這一切都是因為主管無法有效管理部屬之故。

此時,公司裏就像沒人管似的變成一盤散沙,或是主管空有頭銜,卻不能善盡管理職責,得不到部屬的尊重。



栽培部屬、管理業務運作、優秀的團隊合作等涵蓋的範圍極大,在在都需倚重主管的管理能力。但當一位主管實際在其位時,往往會面臨與部屬難以溝通的那道高牆,而很多人會因此卡住而停滯不前。

即使如此,卻很少有企業教導主管該如何與部屬溝通,因為經營高層都認為這本來就是主管該懂的事。此外,管理階層過去還可以假上司之「威」說三道四,因此沒有人覺得公司內部有溝通的需要。

但時代已經不同了。一味假上司之「威」發號施令,部屬就會辭職走人。即使目前景氣不佳,仍有三成左右的新進員工在三年內離職。因此,上司必須與下屬建立起良好溝通管道,也要培養他們未來發展所需的能力。而企業存續與否便端繫於此。



本書提出的三分鐘教練是一種任何人都可以立即上手的管理手法。每次只需要短短的三分鐘。上司如果能利用這三分鐘像教練一樣與部屬交談,對於雙方來說,非但沒有負擔,還具有「魚幫水、水幫魚」的效果。這種方法經過多次實證,功效卓著。

坊間不乏各種關於帶人技巧的論述,但大家依然不知道該在什麼場合使用,以及如何使用。然而,我所介紹的三分鐘教練只要撥出以下兩個時間,就能夠簡單實踐,達到管理功效。



第一個時間是思考部屬的時間。

第二個時間是藉由簡短交談和部屬設定目標。



如果連三分鐘都撥不出來的話,一分鐘也行。總而言之,這是一種以「和

部屬溝通」為優先的管理手法。

與部屬溝通時,無需在意時間和場合,因為有時候部屬也會主動找上司溝通。如果做主管的能夠事先察覺,就可以隨時隨地與部屬溝通,而且是針對當下所發生的事情交換意見。



那麼,具體來說到底該用何種方法、在何種場合下進行呢?



這就是本書接下來要介紹的內容。相信大家讀完本書後,就會清楚該在什麼情況下與部屬溝通了。而且,只要能夠抓準溝通的時機,上司就能在毫無負擔的情況下與部屬交談,也會發現部屬以驚人的速度成長。

當然,為了能在短短的三分鐘內發揮最大功效,具備一些教練的技巧是必

要的。不過,我個人以為,最重要的是先與部屬溝通,再來才是學習如何提高

溝通效果。如此方能符合現實所需。

只要掌握這個原則,我相信不久之後,讀者們一定能夠隨心所欲地在必要的時機與必要的場合,輕鬆利用三分鐘進行三分鐘教練,達到優質交談(教練

型對話,Coaching Conversation)的目的。換言之,教練型主管將不只在日本,

也能在國際間發揚光大。

伊藤 守





第1章 三分鐘就能讓組織脫胎換骨!

1 每天都要抽出兩個時間

為何員工總是不如預期?



「公司的願景或策略總是無法照計畫進行。」

「主管帶不出有能力的下屬。」

「工作的進度或狀況老是掌握不了。」

「無法準時交貨。」

「產品品質不良。」



我想大部分的企業或多或少都有上述問題。遇到這些問題時,一般公司會嘗試引進管理系統、建立機制、改革公司文化或舉辦內部研習來做為因應措施。

然而,管理階層對這些措施的期待通常只是理想,一旦實際執行之後,往往未必會達到預期效果。

管理系統或組織結構確實有其重要之處。然而,單單如此並無法讓內部組織有所改變。大家似乎都以為只要有好的方案或計畫就能心想事成,實現願景。

再說,真正執行與實現願景的並非系統或計畫本身,而是「人」。不論如何都需要由人來執行。一旦沒有實際去做的人,再好的方案與計畫都無法實現。



實際執行工作的是「人」。

而人並不會依照計畫行事。



一般企業在思考方案或擬定計畫時,都忽略了每個人有各自的強項與弱項,而沒有讓執行任務的員工發揮他們的適性、志向、感情或期望。除此之外,員工不過是血肉之軀,有可能因為自己的情感或欲望,而影響工作內容。因此,要求所有員工整齊劃一,像機器人般隨時維持一定的工作品質是不可能的。不過,這些道理雖然人人都懂,但在擬定計畫的時候,卻又常常被拋諸腦後。

想讓計畫如期進行,除了必須具備與業務相關的知識以外,還需要擁有識

人的眼光。



到底要如何才能落實創意或計畫呢?

員工要如何才能夠自動自發、心甘情願且熱中於工作呢?



身為一個好主管,一定要具備這些知識,而且是了解眼下每一位部屬各自

所擁有的知識與智慧,而非一般人、一般員工或一般部屬。





3秒小知識 1

實際執行工作的是「人」,而人是不會按照計畫行動的。





主管每天面對的問題



確實執行公司提出的方案是主管的職責。但如果主管不能善盡其責,公司

內部便無法運作,也無法培養人才。對於公司而言,因為有主管帶領員工,才

能發揮「槓桿支點」的功能,讓公司的一切運作順利。

然而,如同我在「前言」所述,有些公司卻出現群龍無首、主管未能善盡管理之責,甚至不受部屬尊重等狀況。但話說回來,主管的功用到底為何?主管的責任範圍有多廣?我想不少上司與下屬對這一點都缺乏共識。

主管究竟都在做什麼呢?接下來,我會一一列舉管理的必要事項,亦即日常例行的管理業務,以作為說明。



1 時程與時間的管理

針對目標,仔細分析完成所需的要素、研擬成功執行的方法,並針對個別員工分配工作內容,確認他們的進度。營造一個部屬可以專心工作的環境,定期審視工作是否按照計畫執行。

2戰略的實施方案

決定工作的先後順序。掌握每位部屬的能力與技能,確保整體工作得以順利進行。

3風險管理

預測工作、客戶或營運上可能發生的各種風險,盡早採取因應對策。

4適時做出判斷

面對工作上的抉擇時,應當機立斷。無法判斷時交由高層決定。

5栽培部屬

思考部門或團隊的長期發展,培養部屬達成任務所需的技能。同時,「評核」部屬的學習成果或工作績效。



以上可說是經營管理的要項。但實際上,有時因為組織或主從關係,主管需身兼數職,想面面俱到的話,就需有得力部屬從旁協助。

在現實生活中,主管每天都會面臨這些關於「部屬」的課題:



1. 如何讓只會聽令行事、被動的部屬自動自發?

2. 當部屬不喜歡報告、連絡與商量,如何加強與他們之間的溝通?

3. 下屬老是延宕交期、遲到成性,該如何提高他的責任感?

4. 如何讓不擅長跑客戶、業績不振的業務變得積極主動?

5. 遇到不與第一線或其他部門溝通協調的人,該怎麼做?

6. 怎麼與缺乏目標或願景的下屬相處?

7. 如何讓沒有自信的新人擁有自信?

8. 遇到不在乎客戶的部屬,該怎麼提高他的服務意識?

9. 如何讓開會從不發言的人,開口發表意見?

10. 如何讓只在乎自己利益的員工關心公司?

11. 如何讓自我中心、不關照後輩的老鳥改變?

12. 面對堅持己見、不尊重他人的員工,要如何提高他的協調能力?



以上課題都是主管每天要煩惱的事情。或許因為如此,近來才會常聽到許

多主管大吐苦水:「帶人好累喔,不如我自己單打獨鬥比較快。」



然而,這些課題由來已久,並非一朝一夕。為什麼現在會讓主管感到特別

困擾呢?

問題就出在傳統的管理方法,也就是過去上司利用權威或權力,單方面壓

迫部屬的方法,現在已經不適用了。目前主流的管理方法是不靠權威就能指揮

並培養部屬,因此現代的主管需要具備更高超的管理能力,來領導每一位部屬。

其中,溝通便是重要的管理能力之一。領導者必須能夠透過相互溝通來栽培員工。凡是提到溝通能力,隨之而來的必是如何教練部屬發揮創意與提高技能。最近幾乎所有的管理論述多少都會提到「教練型領導」,然而,我們不得不承認的現實是,這種方法也並非培養人才的萬靈丹。



那麼,該怎麼做才能在每天繁忙的工作之中,抽出時間關心部屬,進而帶出得力的助手呢?同時,又要如何在這個過程中提升主管本身的能力呢?

本書所介紹的「三分鐘教練」專為上述課題設計,可說是最有可能具體實踐的一種方法。這也是目前不少企業愛用的最新HRM(人力資源管理,human resource management),這種方法藉由集中、持續且長期地實行,不僅能讓部屬得以成長,主管也能提升自身的管理能力。

不論什麼場合,想要建立一個新習慣時,重要的是進行以下的循環:



理解→實踐→理解→實踐→理解→實踐→……



相信讀者在親自嘗試並繼續往下讀之後,就會發現這個方法的功效。



找時間與部屬溝通



談到與部屬溝通,我們都會想到該怎麼談、談些什麼,或者該怎麼問之類的問題。書店架上琳琅滿目的管理書籍都不外乎是這樣的內容——為了讓部屬不要只是一個口令一個動作,凡事都能自動自發,做主管的不能只是自說自話,而是要傾聽部屬說話,而且不能只是聽聽而已,一定要用心傾聽,至於為了達到這個目的,可以這麼做……諸如之類的。



的確,管理技巧相當重要。然而,在技巧根深柢固以前,更重要的是先找出與部屬交談的時間。

但問題是上司與部屬在交談以前,彼此根本沒有溝通過。有時是因為每天事務繁忙、找不出時間、找不到機會開口……這些都是目前不少主管所面臨的處境。



因此,三分鐘教練特地將與部屬溝通的時間列為重點。



為部屬撥出三分鐘。

不是順便,而是將與部屬交談視為每天工作的目的之一。



跟部屬談什麼或怎麼談都不重要。只要條件符合了,彼此就會自然地聊起來。重要的是,先找出這三分鐘。因為,「特地為一個人撥出三分鐘」這件事本身傳達了一個重要訊息:「你是我們重要的夥伴,公司期待你的成長,而且肯定你這個人。」

資訊的收集與傳達並非人與人溝通的目的。在溝通之前,必須先去肯定並努力了解對方,這種方式的彼此交流才是溝通的目的。