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條理性地表達,員工更易接收

管理者在與員工交談時,如果表達條理清晰、主次分明,員工就會很容易記住上級交代的指令,溝通效果會更好。


3.1你的表達混亂嗎

很多管理者在與員工溝通時,條理混亂,表達缺少邏輯性,員工為此感到迷惑和厭倦,難以理解管理者想要傳遞的真實訊息。

賈伯斯在細節方面的要求可謂是「挑剔」至極。在設計蘋果產品的過程中,賈伯斯會根據像素的點數來檢驗員工的設計是否符合他的要求。「你要把圖標做到讓我想用舌頭去舔一下」,他曾這樣對他的員工說明他的標準,這樣形象化的表達讓員工很容易地接收到了賈伯斯的訊息。

想到什麼說什麼、沒有提前組織自己的語言⋯⋯管理者的這種說話方式有時會影響表達的條理性和邏輯性,直接影響員工的理解速度,增加理解難度,甚至可能會因表達不當妨礙工作的正常展開。



3.2案例:7±2法則帶來的啟示


在與員工溝通的過程中,為保證訊息能夠讓員工充分理解,管理者需要對自己的語言進行組合,讓表達更有條理性。

19世紀中葉,愛爾蘭哲學家漢密爾頓發現,對於胡亂排放在地上的子彈,人們第一眼觀察到的不超過7顆。1887年,雅各布斯進行了一系列的實驗,實驗結果顯示人們能夠一下子記住無序數字的個數最多為7個左右。艾賓浩斯對此也有自己的見解,人在閱讀的過程中,一般最多可以記住7個字母,最多也只能記住9個。


從20世紀50年代開始,心理學家就不斷進行此類的實驗,字母、數字、音節及字詞都與「7」這個數字有關。


1956年,美國心理學家米勒教授發表了一篇名為《神奇的數字7±2:我們加工訊息能力的某些限制》的重要論文,他明確提出,短時記憶的訊息容量為7±2個組塊,即一般情況下為7,例外者在5至9之間起伏,這就是著名的7±2法則。


若干個不相關的、較小的訊息單元組合成相關的、較大的訊息單元組塊。例如,對於數字48962501,有人會按照48-96-25-01來記憶,有人會按照4896-2501來記憶;看一幅地圖,可以以省份為組塊,也可以以地形為組塊。無論人們記憶的組塊是什麼,短時記憶的容量是7±2個組塊。


7±2法則給了管理者這樣的一個啟示:管理者要想讓員工更容易地記住下達的指令,要盡量將自己語言中的訊息組塊控制在7±2範圍內,讓表達具有條理性,讓員工能夠簡單地接受複雜的訊息。


3.3贏管理:讓表達富有吸引力


管理者需要通過合理組合和運用訊息組塊傳達訊息,讓表述條理、清晰,分清要點,準確表達自己的思想,使員工易於理解傳遞的指令。具體的操作可以參照下面的步驟。


(1)語言要精簡:話語要簡單,盡量使用短句,分清層次,可以用「第一、第二⋯⋯」的順序,也可以使用「首先」、「其次」、「再者」、「最後」、「總之」等條理清晰的詞語。


(2)訊息要整合:將相關訊息組成一個訊息塊,一次的表述盡量不要超過7個訊息組塊,把最關鍵的訊息放在談話的開頭,分清要點。


(3)有意識地進行訓練:多聽名人演講,潛移默化地提高講話的條理性,看相關書籍以擴充知識,通過模擬表達進行有針對性的改進,並在日常交往中加以訓練。


3.4小思考:於細微處每天進步一點點

•有時候表述內容過多、表達無主次之分,員工無法記住或分不清重點,你會怎樣解決這樣的問題呢?

•7±2法則給了你哪些啟示呢?你會通過什麼樣的訓練來讓自己的表達更具條理性呢?
前言

 企業並不缺少制度條文,為什麼管理工作仍然不能井然有序?企業也不缺少用人特徵、激勵特徵和溝通機制,為什麼內部工作仍然漏洞百出?
 
  這是華通諮詢的顧問老師在管理培訓和企業輔導中經常遇到的問題。對於這些問題,我們沒法立即給出確切的答案——它涉及資源系統和管理系統究竟該如何完美銜接的問題。要解決這些問題,必須做到人、事、物和管理的完美結合,透過工作內容的多層次分解,把工作落實到每一個細節,透過有效的資源調配與過程指導,促使人員效率化、工作條理化、管理規範化。而這一切,均來源於高超的精緻管理能力。
 
  成功的管理者可以不是管理方面的理論家,但必須深諳「精緻管理」的奧秘。