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轩 前言

  

「事情堆積如山,卻不知從何做起、如何解決……一切沒完沒了,永遠看不見終點。」「急著要處理重要的事,無奈地發現,光處理雜務時間就用完了,最後只能不斷延宕,等到火燒屁股才臨時抱佛腳。」

「上司客戶各說各話,叫我做東做西,到底該聽誰的?每件事好像都很重要……根本無從判斷。」

今時今日,上班族正面臨前所未有的困境。

市場波動導致業務變化,隨之而來的是講求高速度、高效率的時代。在這樣的環境下,每個人的負擔(工作)日益增加。

再加上資訊科技日新月異,工作變得愈來愈複雜。

由於工作內容愈複雜,牽扯到的人(股東等)愈多,衡量利弊就愈困難。

隨著生活環境日漸便利,我們曝露在各樣的資訊下,每天都被迫整理、消化這些資訊,還得在一片兵荒馬亂中,做出最佳決策。

你曾有思緒亂成一片的經驗嗎?是否也曾不知如何是好,進而感到倉皇失措、停滯不前呢?

其實只要利用「一張紙」與「象限圖」,就能改善這些窘境!

這兩項工具能幫助你整理思緒,加快決策速度,讓你想做什麼就立即付諸實行。簡單來說,就是為你培養「思考行動」的習慣。

當面對課題與問題點時,本書能幫助你自然而然地「引導」出答案,進入下個階段,往未來踏出嶄新的一步。閱讀本書能讓你不再「滿頭問號」,明確知道下一步該怎麼走,水到渠成、馬到成功。

準備好讓你的人生「晉級」了嗎?



吉山勇樹





轩 一切從「寫出來」開始

如同前言所說,現代上班族正面臨各種煩惱。

尤其是對工作資歷尚淺的菜鳥而言,面對尚未習慣的業務,每天被工作追著跑,就連好好整理心情的時間都沒有,自然容易誤闖死胡同,一條路愈走愈沒盼望。縱使是老鳥也是不例外,因為隨著工作經驗增加,肩上的責任加重,被交辦得處理的事務也愈來愈多,因此,要如何迅速做決斷便成了當務之急。

想要改善這些狀況嗎?不想再做出錯誤判斷嗎?那就從「整理思緒」開始做起!

而想整理思緒,不能光用「想」的,而是該用「寫」的。若只是在腦中思考「該做什麼?」、「問題出在哪裡?」這樣只會在原地兜圈子毫無進展,用筆寫在紙上才是正確的做法。

事實上,「寫出來」正是一種「藉由文字將問題明朗化」的舉動,也是引發新行動的催化劑。簡而言之,「思考行動」是解決一切的關鍵。



轩 靠雙軸找出「現狀」、「目標」、「解決」的線索!

寫出「課題」與「難處理的事項」只是整理思緒的第一步,問題並非就此解決。也就是說,羅列「今日待辦清單」並不等於訂好「今日計畫」,還必須依事情輕重緩急決定順序後,按部就班進行處理。

此外,在安排重點工作時,光是「想到什麼,寫什麼」是沒幫助的,應依工作的難易、成效高低加以排定優先順序。

這時,就是「象限圖」派上用場的時機了。

「象限圖思考整理術」指的是種利用橫縱雙軸整理思緒的方法。

不同於一般「象限圖」,它有兩個切線(軸),可顧及多方的考量。

而這個方法不費工、不耗時,卻能完成整理思緒缺一不可的三大步驟:「把握現狀」、「設定目標」、「解決問題」,而且效果奇佳,令人驚艷!

只要使用象限圖,包準讓你三大步驟一氣呵成:「現在我的工作是?」(把握現狀)→「今後該進行哪項工作?」(設定目標)→「要如何進行新工作?」(解決問題)。

不過,有一點請各位務必注意,那就是「軸的定義」。比方說,當目的是「提高工作效率」時,縱軸和橫軸分別該如何定義?你是否也為此感到疑惑呢?

別擔心!本書為你設想了各種不同狀況,提供各式象限圖供你參考。

相信其中一定有與你狀況相符的象限圖。

建議大家剛開始,可先使用其中一到兩個中意的象限圖,慢慢地,你會發現自己的想法愈來愈多元,邏輯也愈來愈清晰。

另外,還要提醒各位一件事。

那就是「思考行動」──光是整理思緒還不夠,別忘了要付諸行動。

本書介紹的「象限圖思考整理術」,不只能幫助你「了解」問題,更進一步幫你「解決」問題。

本書的五章內容皆基於此理念寫成,教授你處理「工作煩惱」的各樣祕訣。

除了工作以外,象限圖同樣能運用在生活之中,成為人生旅途中的明燈。



轩 訂定計畫時應將預留時間縮至最短

看完這張象限圖,相信一定讓不少人感到一頭霧水:「為什麼自由型的工作模式,不需預留時間?」

因為預留時間只是在浪費時間。

請你回想以前念書時,寫暑假作業的情形。你是否也曾預計在八月中全數寫完,最後卻拖到八月底,才急得像熱鍋上的螞蟻呢?之所以發生這種狀況,是因為替自己預留退路,「反正九月一日前寫完就好」,自然不把設定八月中的期限當一回事。

為了避免這樣的情形發生,我們必須嚴格控管時間,盡量不預留,又或是將預留時間縮至最短。按時完成工作,切忌得過且過。如此一來,計畫自然能環環相扣、確實進行。

反之,有時間規定的工作則應預留時間,以備應付最糟的狀況。



轩 快辦型工作應「謹慎」進行,預防錯誤發生

那麼,為什麼快辦型工作要「謹慎」以對呢?

這類處理型的工作和考察型工作正好相反,講求的是迅速確實,稍不留意就有可能會出錯。

以記帳為例,就算是會計老手,在事後核對時,還是會發現不少錯漏,因此非常沒有效率。

想防止這類粗心的失誤發生,就必須做好收尾、「謹慎」而終。

普遍上都認為慢思型工作應小心縝密,快辦型工作可草草了事,但這其實是錯誤的傳統觀念。

要知道,這些傳統觀念正是讓你「誤入歧途」的絆腳石。



轩 商談前先「預約」

在處理工作時應具備兩大觀點:「做什麼(WHAT)?」、「怎麼做(HOW)?」。

這兩點是「工作的基本要求」,然而,很多人卻連這樣的基本要求都做不到。

不少職場菜鳥都有相同煩惱:「知道上司要他做什麼,卻不知道自己該怎麼做。」這種人通常無法消化工作,導致事情愈積愈多,等到火燒屁股時,才向上司或同事求救。想擺脫這樣的惡性循環,就必須學習本書所提供的訣竅。

有些人則有「自作聰明」的煩惱。

例如「問這種基本問題,人家會不會覺得我很笨?會不會因此影響人事考核?」

想太多會讓人畏首畏尾,在多餘的自尊心驅使下,則容易停滯不前。

另外,常有人說:「上司跟前輩看起來都很忙,所以我想問卻不敢問。」

的確,現在的上司已不復從前,光是處理手頭工作就忙不完了,自然沒時間盯著下屬做事,甚至散發出「我現在很忙,不要來煩我」的氣息。

建議各位可先「預約」,在上司下達指令時,就事先預告「遇到不懂的事,我可能會中途向您請教」。只要多了這道「預約」手續,即使突然有事相求,上司也不會擺出一張臭臉。



轩 問答間,推測對方的實力

拜託他人做事時,掌握對方有多少實力和意願固然重要,但直接了當地問對方「你的工作能力好嗎?」、「你做事有沒有幹勁?」是非常沒禮貌的。

建議你可以用「旁敲側擊」的方式。例如,「你之前負責過哪些Case?」、「你擁有哪些證照?」得知對方有多少實力後,再決定要拜託他什麼樣的工作。

不過,如果對方能力不佳卻充滿幹勁,還是能把事情交給他做。畢竟「勤能補拙」,也許過程中他會慢慢進步也不一定。

那麼,要如何推測對方的幹勁高低呢?你可以這麼問:

「有時,我在工作上會遇到一些困難,請問遇到困難時,您都怎麼處理?」

談話時,應跳脫買賣雙方的「上下關係」,不一味用強,應適度地示弱。關鍵在於問出對方的真心話,藉由單獨對話,建立彼此的信任感。



轩 你的失誤是偶然還是必然?

任何人在工作時,都一定會出現小失誤;努力減少失誤固然必要,但更重要的是事後處理。

很多人在發現錯誤後,尚未掌握事情全貌就急著應對。以下就是一個例子。

「吼!你又出包了!數字輸入錯格了!快把它改好!」

被上司罵到臭頭的,是剛進公司不久的菜鳥事務員A。

A表面上頻頻道歉,心中卻忍不住抱怨:「明明是電腦格式自己跑掉的」。

到底是電腦出問題,還是A自己搞錯了?根本不得而知。

但像這種的情形,上司通常會直接歸咎於事務員,草草了事。事實上,這麼做對之後的改善並無幫助,進而導致錯誤一而再再而三地發生。

出現失誤時,應確實知道這是屬於偶然還是重複發生的狀況?是「單次錯誤」還是「屢犯錯誤」?想當然耳,後者較為嚴重。

經過分類後,就可以開始訂定應對策略。要注意的是,必須判斷這些錯誤是靠個人努力就可解決,還是需要公司協助調整工作環境才能改善──若誤判狀況,將導致問題永遠無法解決。

以前述A的例子來說,如果真是電腦系統問題而導致出包,一味訓練事務員是於事無補的,必須在公司的協助下修復系統才能解決問題。



轩 從所需時間較短的課題開始處理

話雖這麼說,但不是所有問題都能立刻解決。

下一張象限圖是,以處理時間是否超過一個月為基準分類。在處理課題時,建議先從短期內可完成的項目著手。中長期任務無法立即見到成果,士氣容易受到打擊;倒不如先解決一個短期內就能達成的目標,鼓舞軍心,接下來做事自然能水到渠成。

以前述的A工作團隊為例,可從「增加成員溝通機會」做起。為什麼呢?因為要製造溝通機會很簡單,明天就可以立刻安排。相對地,「簡化業務工作」、「多雇業務助手」則牽涉到整間 公司的行政問題,甚至必須說服直屬上司或高層人員,可能要花超過一個月的時間。

用象限圖整理後,主管就能釐清自己有哪些該做的事。與間接課題一樣,直接課題也要依處理時間是否超過一個月進行分類,並優先解決一個月內可完成的項目。

像「列出顧客清單」這種短期內就能完成的工作應盡快進行;而在電視廣告這類行銷策略則得花上一段時間,得先等高層點頭,調度部門人員後才能執行。

若團隊成員中有人對「列出顧客清單」有疑慮,認為沒有執行的必要,身為主管,應設法向下屬分析說明,確保所有成員都了解每項工作的重要性和必要性。