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一看就懂的高質感報表製作技巧

公司裡隨處可見以Excel製作的資料。業務部有銷售明細表、會計部有資產負債表、經營者則需要編列全公司的預算,就連一般會議,也常用到Excel報表。此時,如果每個人都各自為政,以自己的習慣製作Excel資料,公司上下混雜著各種格式不一的報表,將會增加情報共享的困難度。

為了能更有效率的將情報共享,必須先製作一個容易閱覽且方便使用的標準格式(樣板),大致包含以下5個重點:

● 謹慎篩選,只記錄必要情報。

● 遵循簡潔原則,製作容易閱讀、辨識度高的報表。

● 數字計算的依據必須簡單明瞭。

● 工作表間的數字連結清楚易懂。

● 減少發生錯誤的機率。

製作資料時,首先應該思考,這份資料會在何種情況下,應用於何種場合,再謹慎篩選對方需要知道的情報。如果資料中含有過多不必要的訊息,閱覽時就會很浪費時間;反之,如果重要情報訊息不足,閱覽者便無法做出正確決策。

決定好資料內容後,接著要調整報表格式。如果隨意使用過多顏色或是外框線條,會使資料不易閱覽。因此,應遵守簡潔原則,如「記載個別數字的儲存格,底色不塗滿」、「記載合計數字的儲存格,使用柔和的顏色為底色」、「將字級改為11pt、列高改為18pt(預設值為13.5pt);英數字型以粗細一致、字體瘦長的Arial為主」。如此一來,就能製作出容易閱讀、辨識度高的報表。

同時,不光是報表格式,裡頭各項數字的計算依據及連結也需仔細考量。一份資料常常會因為業務交接而改由其他人處理,因此你必須再三確認這份資料的架構,是否讓人容易閱覽及理解,這樣接手的人,就比較不會產生疑問,也能減少出錯。



工作表並排顯示,資料抄錄不出包



在製作Excel資料時,有時會需要用到同一個檔案中,不同工作表裡的資料訊息,但如果每次都要切換工作表才能輸入資料,就會浪費不少時間。實際上,將兩個工作表並排顯示,可使資料輸入更加輕鬆。



1. 開啟新視窗

點選「檢視」索引標籤底下的「開新視窗」功能,螢幕上會出現另一個完全一樣的Excel檔。



2. 讓視窗並排顯示

點選「檢視」索引標籤底下的「並排顯示」,會出現「重排視窗」的選項方塊;點選「磚塊式並列」之後,再點選「確定」即可。



3. 將工作表並列顯示,輸入資料更輕鬆

此時,同一個檔案的同一個工作表,就會在第一視窗及第二視窗並列顯示。在第二視窗中叫出需要輸入的數據資料的工作表,並在第一視窗中的「G11」儲存格(待輸入資產淨值數據的儲存格)中,輸入「=」,並在第二視窗中選擇「F86」儲存格(已輸入資產淨值數據的儲存格),所需訊息就會自動傳輸進來。



攝影功能,框起來的區域全給我照樣印



使用Excel製作文書資料時,大家多少都有過無法按照自己想要的樣式,完成版面格式編排的困擾吧?這樣的問題,可藉由隱藏版的攝影功能解決。以下,我以製作費用申請書中的「主管簽核欄」為例說明。



1. 自訂快速存取工具列的設定

想讓攝影功能的圖示顯示在自訂快速存取工具列中,必須先在最上方的索引標籤中按右鍵,叫出「自訂快速存取工具列」,接著頁面會顯示「Excel選項」的方塊視窗。



2. 選擇攝影功能

在「由此選擇命令」的功能選單下,選擇「不在功能區的命令」,從功能選單當中選擇「攝影」,點選「新增」,並按下「確定」。



3. 選擇想要顯示的區域

接著回到表格中,以滑鼠選取想要拍攝的區域後,按下攝影功能的圖示。



4. 貼上影像

想將以攝影功能「拍攝」(即選取)的影像,貼到欲顯示的區域時,只要使用滑鼠拖曳並按下左鍵即可。



不怕當機、停電,設定自動儲存功能



使用Excel系統時,偶爾會因為系統當機而被強制關閉,之前輸入的資料就在瞬間化為烏有。為了避免這種做白工的風險,本節將說明設定自動儲存功能的方法。



1. 叫出Excel選項的功能方塊

點擊自訂快速存取工具列的圖示,並選擇列表中的「其他命令」,頁面上就會顯示Excel選項的功能方塊。



2. 調整自動儲存的時間間隔

點選「儲存」,並將「儲存自動回復資訊時間間隔」當中的時間,從預設的10分鐘修改成1分鐘,再點選「確定」。可避免Excel系統強制關閉後,輸入資料全部消失的窘境。



說明時掌握三個重點,對方容易理解



儘管現代社會因為日趨複雜,使得溝通不再容易,我們仍然得試著克服這樣的困難。想將自己的想法以簡單易懂的方式傳達給他人,必須注意三個要點:「情報要簡潔」、「結構須合乎邏輯」以及「讓對方容易在腦海中形成概念」。

想讓情報簡潔,你必須先確實了解對方需要什麼訊息。例如,儘管同樣是說明財務報表,你傳達的重點將會隨著對方是企業經營者、銀行職員或會計師而有所不同。換句話說,身分不同,需要了解的情報自然也不相同。你可以利用和跟對方交談時,確實詢問並掌握對方需求;或是充分蒐集與對方相關的訊息(如研究他的身分背景、財務狀況等),先充分了解對方需要什麼,再評估你需要提供的訊息量。

決定要傳達哪些情報後,接著要讓結構合乎邏輯,請注意,你的結構越有邏輯,對方就越容易理解你的重點。一開始你可以使用整份簡報的構成圖,讓對方在第一時間掌握全貌(他會比較安心),之後再依序說明詳細的情報內容。此外,你也可以事先使用分歧圖,預測對方可能提出何種反論,並準備好應對的內容,有助於提升你的說服力。

最後,在表達方面,你得採用各種比喻或實際的案例,把複雜的東西變得簡單,讓對方容易在腦海中產生概念。具體的數字通常會比抽象的形容詞好懂。

把報表做得完整、漂亮只是第一步,簡報時若沒人聽得懂就前功盡棄了。若你總是因為報告時抓不到重點而被評為「工作能力很差」,豈不是很令人扼腕嗎?

正確的事情不能只做一半,你得試著從「努力於個人業務」(埋頭做報表),轉變為「以清楚的表達方式,向他人明確傳達我做了多少努力」(讓人一聽就懂你的簡報重點)。



一流日商外商的報表釋例



各位若上網瀏覽各家上市企業的官方網站,應該不難發現,每家企業無不卯足了勁兒,致力於官網上展現自家強項,並說明自己可提供投資者及利害關係人何種優渥條件,這是企業與投資者之間重要的溝通方式之一。

一般的上市企業都會成立「投資人關係部門」,負責企業與資本市場的溝通,包括舉辦法人說明會(以下簡稱法說會)、統整發布重大資訊、股東意見蒐集與回覆、資本市場與股東結構分析、各類企業財務暨營運報告編譯等。而擔任「投資人關係顧問」的工作者,則會秉持財務金融分析、證券法規與活動企畫等專業,協助企業客戶經營完善的投資人關係,目的為促進企業和投資人有效的雙向溝通,進而提升企業在資本市場中之價值。



日本軟銀:用簡單的簡報資料說故事



一般公司的法說會,大多直接把資料唸過一次就結束了,但在日本軟銀就是不一樣,除了孫正義董事長很會說故事之外,他還會在投影片上下功夫,企圖加深聽眾的視覺印象。

某次,當孫董事長說明自家公司在移動通訊事業的營業毛利時,他提到:「敝公司收購日本沃達豐(Vodafone Japan)已經9年(按:該公司於2006年被軟銀收購),在這9年之間,我們已創造出9倍以上的營業毛利。當初決定收購該公司時,曾有很多人質疑:『為何軟銀要跨進已經飽和的行動電話市場?』但在我看來,這其實是敝公司跨入行動網路的一大契機。」

各位注意到了嗎?孫董事長並非簡單的說明業績數字,更利用這次公開談話的機會,生動述說了自己對於整體企業的熱情與夢想,成功呈現了一場讓人回味無窮的商務簡報。

之後,他為了證明自家行動通訊事業發展順利,還提供了消費者新購手機數量持續呈現增加的圖表。

軟銀的簡報資料將重點放在「如何將欲傳達的訊息,以最簡單易懂的方式讓人理解」。至於詳細的數字,則另外記載在說明會上發放的財務業績或資產負債表裡。
推薦序一
專業人士的基本功

惠譽會計師事務所主持會計師 鄭惠方

企業的經營管理或組織分工,不外乎生產、行銷、人才、研發、財務、資訊管理等「產銷人發財資」六個面向,而現在不論身處哪個專業領域或部門,日常工作都難免需要整理數據資料,並加以分析及應用。
業務行銷人員必須統計、分析業績目標達成率或行銷效益;生產部門人員必須計算生產良率;財務會計人員的工作更是每天與數字為伍,這些數據分析應用最常見的工具,就是Excel。善用Excel有效達成工作目標,已經是各個領域專業人士應具備的基本功。

本書作者望月實及花房幸範,曾任職於日本普華永道PwC Arata會計師事務所,每個月都要做出「國際標準」的工作報告給數百家客戶,日常工作中需要執行大量的檔案分析,並製作成簡單易懂的資料,再向主管或客戶溝通說明。國際級會計師事務所的工作量相當繁重,在這種情況下,具備能夠縮短工作時間及溝通時間的Excel技巧,就變得無比重要。

以我本身為例,我每天的工作都須接觸Excel,是否熟悉一些Excel的小撇步,就會直接影響工作效率,整理、分析、拆解、組織、圖解各類數據,都需要深入Excel的各種功能,才能事半功倍。還記得我先前在管理顧問公司工作時,有幾位同事的Excel知識及技巧非常高超,我常與他們互動切磋,從中學習到許多原本我不知道的Excel運用方式及功能,不但讓我提高工作效率,也因此讓我了解Excel的博大精深!

很高興兩位作者願意分享在國際級會計師事務所中,應用的Excel技巧及溝通技巧,實際上,PwC在臺灣的合作夥伴「資誠聯合會計師事務所」亦為我的前東家,能夠搶先閱讀由同為PwC之友撰寫的作品,對我而言備感親切。此外,我目前除了常應邀對外講授會計及稅務法規外,也在大學指導學生Excel實作課程,因此本書也提供我很好的授課教材。
然而,Excel畢竟只是個工具,善用Excel分析資料、應用及溝通,進而達成工作目標,才是專業人士應該追求的結果。有別於坊間其他Excel書籍,這本《大師級Excel取巧工作術》不拘泥於函數或各項功能的使用說明,更涵蓋了許多資料簡報與情報共享的技巧,不僅是Excel的操作手冊,更是最佳職場工作指南,我很樂意推薦。

(本文作者鄭惠方,現任惠譽會計師事務所主持會計師,同時為臉書「艾蜜莉會計師的異想世界」版主,並擔任青創總會、資策會、臺北市進出口商業同業公會、終身學習發展協會、致理科技大學、文化大學進修推廣部等單位課程講師。)

推薦序二

不只教你Excel,更訓練思考、分析

先行智庫/為你而讀執行長 蘇書平


收到《大師級Excel取巧工作術》的樣稿時,我馬上就被兩位作者出身於普華永道會計師事務所的專業背景吸引。有別於一般的Excel書籍的問題——內容過度強調華麗的技巧或公式,且目標族群大多偏向資訊人員,你手上這本《大師級Excel取巧工作術》,以實際在職場上會遇到的各種問題為主,逐一對症下藥、提供解決良方。
例如,書裡教你如何利用各種Excel小撇步提高工作效率,並透過表單設計,把資料變成對內、對外都有效的溝通工具;書末甚至以樂天及任天堂等多家日商公司IR報表為例,與讀者分享如何吸引投資人上門。
會計師是一門很嚴謹的職業,這本書的第一個特點,就是利用很多會計業務上的實際案例,說明如何透過Excel的內建快速鍵、檢核功能、函數統計及公式,快速檢查和設計你的財務報表。再者,我覺得最棒的是,作者談到如何利用Excel提高企業內部情報共享的效率及透明度,這是和其他類似書籍最大的不同之處。
在企業內部,財務風險管理是一個非常重要的指標,作者藉由淺顯易懂的方式,帶讀者透過Excel了解何謂「資產負載表」和「應收款項明細表」。財務風險管理是很複雜的學科,作者以實際企業的組織架構和功能,說明當你在不同的組織工作中,應該如何利用Excel報表,讓自己的主管及不同部門的人,更容易了解你的想法,以達有效溝通的目的。
另外,會計師需要管理很多專案和費用,這也是我過去在職場上很常遇到的問題。我曾經管理過一千張以上的專案合約,以及超過數億元的業績營收。那時我必須反覆確認好幾張Excel報表,才能分析出專案管理的瓶頸和費用結構,但作者分享了如何透過Excel內建函數及參照等功能,讓你可以快速在一張Excel報表裡掌握部門經營管理的全貌,並以最清楚的方式對外說明,這對公司的營運非常有幫助。各位若能善用書裡的各種技巧,相信必定可以提升職場競爭力。
在這本書的最後,作者提供了不少簡報的小技巧,並告訴你如何透過客觀的數據回應與會者的質詢,這些都是我在創業之前,每天必須上演的真實劇碼。因此,對我而言,這本書不光教你如何使用Excel,更重要的是訓練你的思考和分析能力,絕對值得各位放在案前收藏。

(本文作者蘇書平,現任先行智庫/為你而讀執行長,臺灣第一位Excel5.0認證者。曾任微軟資深業務應用經理、VMware資深通路業務商業開發經理等,擁有十八年以上的高科技經驗。目前致力於創業教育,並擔任臺灣大學創新創業中心TEC及行政院青創基地創業諮詢業師。)