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每天早上5分鐘, 建立你的筆記清單: 解決常常出錯、延遲、忙不過來的人, 提高3倍效率的五十個提案!

每天早上5分鐘, 建立你的筆記清單: 解決常常出錯、延遲、忙不過來的人, 提高3倍效率的五十個提案!

作者 : 吉山勇樹

出版社 : 大樂文化有限公司

可訂購

定價 : NT 260

售價9折, NT234

內容簡介


工作忙昏頭,手邊事情一團亂,
瑣碎的小事,總是在阻礙你的成功之道!
現在你可以用「筆記清單」的方法,
開始預先計畫,停止不必要的腦力浪費,
快速找回你的時間主導權!

職場工作大家一樣忙,如果你常常耗費心力在完成八成的瑣碎小事,當然沒有心力處理主要的事情,每天要做的事因此累積成小山,今天永遠在處理昨天的工作、或是彌補慌張完成而出錯的部分……。本書將解決你工作出錯、延遲、老是忙不過來的狀態,50個提案工作術,讓你提升3倍效率!

◎就算時間再多也無法完成工作?是因為你沒做好「筆記排程」
為什麼時間老是不夠用?因為你已經陷入忙亂的惡性循環了:期限將至→超時工作→精神渙散→忙中出錯→彌補錯誤→耽誤其他工作……。想要避免這樣的狀態不斷持續,得從問題的根本解決!打開你的筆記排程來檢視,這9個症狀是不是成為你的時間小偷!?

●就算很累回到家,也忍不住滑手機、上網、看電視,削減睡眠時間,讓自己隔天沒精神。
解決方案:在你每周筆記上安排,至少有一天睡滿8小時,才能保持足夠的精神做事!
●明明知道這件事「很重要、非做不可」!但還是拖到最後才開始動手……
解決方案:工作紀錄用性質做分類,從馬上就能做的事開始處理,做事就不會晚一拍!
●工作筆記明明有設截止日期,但到了快截止的時候才發現來不及了!?
解決方案:做事要有計畫,除了截止日期,還要把開始的日期標示清楚!

◎用「筆記清單」微調你的工作順序,找回時間主導權
「徹底檢視自己的工作,並條列整理、規劃。」這樣的筆記很理所當然,實際上執行的人並不多,因為嫌麻煩、覺得不訂計畫也能趕上……。現在你可以決定要繼續疲於奔命地應付工作行程,或是將其清單化,徹底掌握進度與執行狀況!
在工作截止日前,預留空檔來應對所有可能發生的意外。
你得預料提交前會遇到的阻礙,設立彈性處理時間,才不會趕上提交期限卻出一堆問題。
比起待辦事項,完成清單更能展現你的實戰績效。
除此之外,只要查看完成清單,就可以知道是否會有突發狀況需要處理!
以15分鐘為單位,客觀檢查一天的工作有沒有哪裡浪費太多時間。
首先注意花費時間超過預期的工作,徹底了解自己是否有妥善運用一天。

◎不斷追加緊急事件的「大忙人」,7方法教你完美應對!
計畫永遠趕不上變化,手邊任務還沒結束,臨時安插的任務又一項一項擠進來,火燒屁股越來越失控了,怎麼辦?別急!7個方法幫你快速修正軌道,還可以從經驗中學習避免重蹈覆轍,面對難關一樣有好效率!
重整:一週預留兩個小時空檔,行程不塞滿!
遇到緊急的任務臨時加進來時,爆滿的行程才不會一口氣打亂所有工作節奏!
●分類:工作分四類,排定優先順序
需要委託他人的事,處理時間得拉長就必須先處理,自己就能做的事則放到後面。
暫停:用盡各種方法都無法決定時,嘗試全部先停止
評估「沉沒成本」和「持續修正的成本」,與「從頭開始的成本」做比較,試著阻止更糟的事情發生。

◎你的偉大夢想,就從每天早上五分鐘開始建立
善用一早短短的時間打開筆記確認:今天一整天該如何應用。該如何過你未來想要的人生,透過白紙黑字可以不斷提醒自己朝著目標前進!
寫下夢想的未來,就能進一步細想要如何實踐它
不用描繪得太具體,目的是要設定方向,才知道為了實現生活你要如何動起來。
階段性做足準備,有目標就不會盲目失去方向
重視為準備而準備的規劃,並且保留一段時間,專門用來強迫自己思考、面對問題。
不一定要有遠大的夢想,踏實完成眼前每一件小事也是大成就
夢想可以不用大,只要自己有希望達成的事,就盡力去完成!

推薦序 提升工作效率,從停止不必要的腦力浪費開始
文╱Zen大(全職文字工作者與讀寫訓練講師)


聽說大前研一的辦公用具、內衣褲襪,皆採買相同款式,為的是不浪費時間挑選,可以把心力節省下來,用在更重要的工作決策上。
工作容易忙亂,甚至過勞,當中有一部分並不是因為工作量過多,而是經常見招拆招,每一件事情都耗費心神處理。浪費太多寶貴時間和腦力在不該浪費的地方,等到真正需要耗費時間和腦力的工作上門,卻已精疲力盡,做不動了。
近年來腦科學研究發現,每個人每天可以用來思考與判斷的腦能量是固定的,決定一件小事雖然用掉的能量不多,但還是會消耗一定的腦能量。如果讓小事用掉大半的腦能量,大事恐因腦力不足而停擺或脫序。
如果要讓工作有效率,應該試著將工作模組化,事先做好規畫、分類,裁切成適當的大小尺寸,減少浪費寶貴的腦能量,不要什麼事都要花精力判斷。
別看不起工作中微不足道的小事,這些事會耽誤工作並耗損執行。職場中的菁英工作者,要不就將這些小事外包給助理,將心力放在重要大事上;要不就事先通盤思考,一次做好決定(再定期審視是否需要調整)。
職場菁英能贏,靠的就是不浪費時間與腦力在小事上。
該如何有效地管理日常工作中的大小事,好提升工作效率,優雅而不忙亂的工作,準時而不需要加班?
吉山勇樹的《每天早上5分鐘,建立你的筆記清單》,很值得推薦。
吉山在書中提醒讀者,不想疲於奔命地應付工作行程,一定要事先通盤思考與規畫工作流程的每一步,將其清單化,訂下工作的起迄日,預估執行工作所需的時間,再定期檢視已完成的成果,檢討修正。
這套管理工作的流程與方法,和我十年來一直在用的工作進度管理技巧很像。每個月初,我會先將當月表定的工作分量和執行時間,全都羅列出來,每完成一件工作後就記錄下來,每天檢視當月工作未╱已完成比率,徹底掌握工作進度與執行狀況。
每個月底自我檢討,再以此月工作成果制訂來月的工作目標與進度,不斷推進。根據我的經驗,精確執行工作管理的好處是,雖然工作量隨著入行時間不斷增加,但妥善安排的結果,仍能規律且有效地執行,不至於忙昏頭,更不會給自己安排忙昏頭的工作量。
唯有一直維持高效率且不因忙亂而出錯的工作狀況,才能將意外降到最低,執行效率提到最高,在少錯多贏的狀況下,逐步成長且不斷創造獲益,成為職場上的一流菁英。
吉田的書裡有很多具體可執行的建議,總是為工作忙亂而困擾的你,不妨花點時間閱讀本書,將書中技巧融入工作中吧!

擺脫忙亂,擁有不出錯的人生

「每天要做的事情好多,搞得我好慌亂。」
「因為出門時很慌張,結果忘記帶東西了。」
「今天上班被突如其來的狀況弄得亂七八糟。」
就像以上的情況,現代人不管在生活上或工作時,忙亂的情況總是不斷在發生。
雖然大家對於這些狀態可能已經習以為常,但是本書的目的就是要教大家,要怎樣才能擺脫忙亂。因此,我想先好好定義「忙亂」的狀態。
翻開字典,對於「忙亂」的定義,就是「慌張地引起騷動」。這讓人馬上聯想到一個人忙亂到無法冷靜的樣子。
大家知道「忙」這個字是怎麼來的嗎?左邊「豎心旁」部首代表一顆心站著,而右邊的「亡」,則代表這顆心已經死了。
因此所謂忙亂,就是指人忘記聆聽自己的心聲及感情,埋頭在眼前的事情上。
此外,忙亂這種狀態,也可以解釋成慌張。
大家在什麼時候,會變得很忙亂呢?
早上準備上班時,很忙亂。工作截止期限快到時,很忙亂。遇到突發緊急狀況時,很忙亂。

就像這樣,雖然每個人多少都有一些差別,但是容易慌張的情況大致都限定在以下這些時候:
一、事前準備不足
二、時間管理不足
三、風險預估不足

只要大家能夠了解自己最容易陷入哪一種狀況,就能夠「擺脫忙亂」。
本書第一章會介紹忙亂的人擁有的症狀,第二章則是介紹避免忙亂要先做好的心理準備,第三章介紹避免忙亂的工作管理,第四章則是避免忙亂的溝通,第五章介紹避免忙亂的計畫和習慣,第六章是遇到忙亂時的緊急應變,第七章則是介紹不忙亂的生活方式。

本書不只會教大家避免忙亂要做的心理準備和認知,也會毫不保留地教大家一些具體的方法。在閱讀的過程中,你會發現這本書介紹的內容,不只能夠運用在工作上,也可以運用在生活中。也就是說,人生很多事,其實道理都可以互通。因此,這可以說是為了讓大家能夠在人生中不迷失、保持冷靜、腳踏實地,並穩健行動的一本書。

不過,光是在腦中理解這些道理,並不代表實際上一定做得到。
事情不是因為理解所以做得到,而是因為做到了,所以能夠更理解。
要是本書有任何一項要領會讓你想試試看,就請先付諸行動吧。
希望這個動作,能夠為你的工作和人生,帶來更美好的變化。

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作者介紹

■作者簡介

吉山勇樹
Hybrid諮商股份有限公司執行長。
大學時代曾參與新創企業的創立及營運,畢業後在知名通訊事業公司擔任新興事業開發負責人。以專案經理的身份,提供以虛擬行動網路(MVNO)為首的行動系統解決方案、規畫客戶關係管理(CRM)策略、建立新營業部門等,在各項專案上都十分活躍。
之後,擔任培育人才顧問公司的董事及社長,然後自行創業。一年當中,超過兩百天為企業、團體舉辦研習與演講,更協助兩百家以上的公司,在組織活化、業務改善、專案諮詢、減少加班及增加工作效率等方面,獲得實際成效。現在,與國立大學共同推動提升社會人士基礎能力的專案計畫(經濟產業省),事業範圍非常廣泛。
著作有銷售突破12萬冊的《犀利員工零加班!3倍效率工作術》,以及《一定做得到的效率工作法》、《搶得先機!提升3倍效率的工作預測力》等。

■譯者簡介

易起宇
台大經濟系畢業。日劇迷,自學日文超過10年,平時以在網路上幫網友翻譯日語為樂。譯作有《如何看懂一支股票的題材&故事》、《漲跌,我都要賺》、《回話的藝術》、《黑心券商和政府不告訴你的大跌徵兆》、《交辦的勇氣》、《賺100%的紀律投資法》等。


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